函授站是普通高等学校成人教育的校外办学基地，在函授教育中具有重要的作用。为办好函授教育，提高函授教学的质量，结合我校函授教育工作的具体情况，制定西北农林科技大学函授站工作流程，供各函授站工作人员在工作中参照执行。

一  招生管理

学生规模是函授教育办学的基础，必须认真落实。

1、生源调查

每年成人高考结束后应立即着手进行下一年度的生源调查工作，要参考当年学生报考情况，结合当地经济发展目标，深入到基层单位进行宣传、调研。

2、上报专业招生计划

在生源调查的基础上填写《西北农林科技大学成人教育招生专业计划表》，于每年4月30日前按专业范围报相关学院，并寄送成人教育学院招生办。新增专业应提前按专业性质与相关学院沟通，由学院提交论证报告及相关教学文件，经成教学院批准后方安排招生。

3、招生宣传

招生计划确定后，函授站应采取各种有效方式进行招生宣传。

各函授站可在学校招生简章的基础上编印宣传材料，自行编印的函授招生宣传材料，必须经成人教育学院招生办审核、备案后方可使用。

4、招生准备

成人高考成绩公布后，函授站应立即了解考生上线情况，并向成人教育学院招生办提出招生计划调配建议。

5、录取

招生录取工作在成人教育学院招生办的指导下进行。

陕西省以外的招生录取工作由成人教育学院考察后委托有关函授站代办。

招生录取工作结束10日内，受委托招生的函授站应将录取表原件及招生总结寄交成人教育学院招生办。

录取工作中存在的问题要随时向成人教育学院报告。

二  学籍管理

学籍管理是教学管理的重要组成部分，函授站应参照《西北农林科技大学函授生学籍管理暂行办法》中的有关规定，主动配合学校做好学籍管理工作。

 1、新生入学与注册

(1)按国家招生规定录取的函授生，必须持西北农林科技大学录取通知书及其它有关证件，按规定时间到函授站办理入学报到手续，同时填写新生入学登记表、学籍卡(一式三份)和学生登记表，并交纳本学年的学费办理注册手续。

(2)各函授站从学生报到之日起建立学生学籍档案，将学生报考档案、录取通知书、填写好的学籍卡、学生登记表及新生入学登记表一并存入学生学籍档案。

(3)新生入学注册过程中，函授站应认真核对学生个人信息是否与录取表信息一致。如不一致，应分析原因，确属录取过程中造成的错误要立即与所在地的招生管理部门联系更正，并将批复材料随学生名册报成人教育学院函授部。

(4)新生入学注册结束后，应形成本年级学生名册，以书面和电子材料两种格式报成人教育学院函授部，并按专业归属报相关学院。

 2、老生注册

 函授学生每学期均应进行注册，注册时间可在面授和期末考试时进行。注册表原件由函授站存档。

 3、学籍变动

各种学籍变动必须严格按审批权限及工作程序办理。

学生休学、留（降）级、退学由函授站提出处理意见，报相关学院审查，并报成人教育学院审批、备案。

学生校内转专业由学生本人提出书面申请，函授站提出初步处理意见，经转出、转入学院同意后，由成人教育学院审批。不同科类专业不能互转。

原则上不受理与外校之间的学籍互转。

各种学籍变动必须及时办理，一经批准后，各站应妥善保存有关材料，在学生名册和学生档案中记载，并在每年12月份向成人教育学院报当年的学籍变动情况汇总表。

 4、成绩管理

成绩管理是贯穿学生整个学习过程的一项严肃工作。函授站管理人员应在每学期面授及期末考试结束后，及时将各门课程的考试成绩通知学生本人。

各门课程的考试成绩登记表随面授总结寄交相关学院。

函授站应及时通知不及格学生参加补考，并将补考成绩寄交相关学院。

学生考试成绩应及时记入学籍卡，不允许在学生毕业前集中登录学生成绩。

5、毕业

函授生按教学计划规定，学完本专业的全部课程，经考核各科成绩及毕业论文（设计）合格，可准予毕业。

学生临毕业的学期，函授站应做如下工作：

(1)毕业学期开学一个月内，将本站应毕业人数统计表报成人教育学院。

(2)根据成绩汇总表，检查本站应届毕业生的课程考核成绩，如有不及格者，各站应及时准备并通知学生本人参加毕业前的最后一次补考

(3)根据当地新华社图片社安排及学校文件要求组织毕业生相片拍摄。

新华社拍摄的毕业生相片首先返回函授站进行信息核对，由函授站将更正信息返回新华社。

函授站将毕业生相片核对整理后按照专业归属寄送相关学院保存，相片光盘注明人数、信息更正情况，统一寄送成人教育学院函授部。

单独补拍的毕业生照片按照上述程序处理。

(4) 逐一检查学生档案材料是否完整齐全。

(5) 布置学生认真填写毕业生登记表，由函授站填写毕业鉴定。

(6)学生毕业前两个月按照成人教育学院文件要求的格式将毕业生详细、完整的注册信息报相关学院汇总审核，并将准确的毕业生情况汇总表及毕业生名册报成人教育学院。

三  教务管理

函授站的教务管理，是函授站教学的重要组成部分。各函授站管理人员应认真学习《西北农林科技大学函授教育教学实施规范》，结合各函授站的特点，逐步将函授站的教务管理工作严格化、规范化。

   1、开课计划

开课计划以学校提供的教学计划为依据由各函授站制定，在不影响教学计划的科学性的前提下，可根据师资配备情况并兼顾课程的前后关系向相关学院提出课程顺序调整意见，经学院批准后执行。

最迟在每学期的面授结束后填写下一学期的开课计划并报相关学院审批。

2、教师的聘任

教师的聘任要形成制度化。各门课程的主讲教师原则上由学校派遣，确需函授站解决的非主干课程的主讲教师，可由函授站推荐，相关学院审核同意后，由成人教育学院审批、备案并寄发聘书。

辅导教师由函授站推荐，成教学院审批备案。

主讲教师审批表和辅导教师备案表一式贰份，成人教育学院和函授站各存档一份。

教师聘任应考虑所设专业的连续性和师资队伍的相对稳定，相关材料与开课计划同时上报。

3、教材发放

函授教材由相关学院提供，也可由函授站按照相关学院指定的版本自行采购。

面授教材最迟在面授前三个月由函授站负责向学生发放。

4、自学环节

函授教育的重要特点是在职、业余和分散自学。为保证学员自学，各函授站在上报下学期面授计划的同时应向相关学院报告领取相关自学指导书，随教材一起向学生发放。

函授站应根据具体情况，在学生相对集中的地方成立自学小组，并采取网络、电话、函件等措施定期检查学生自学情况，并进行辅导、答疑。

   5、作业环节

作业是函授站督促学生自学，检查学生自学情况的重要手段，各函授站应根据学院提供的各门课程教学大纲，自学指导书和自学进度表按时向学生收取作业，并在学生成绩表中登记。

作业完成情况应在学生最终成绩中占一定比重。

6、面授环节

面授是函授教育的重要环节。为做好面授，各函授站应做到：

 (1)根据本站的具体情况，拟定面授教学安排，并上报相关学院审批，成人教育学院备案；

 (2)提前一个月，将面授时间、面授课程、课时、考试时间、地点和面授时学生的食宿及其他事宜通知到每一位学生，以便学生提前做好准备；

 (3)面授时要做好考勤工作，建立考勤制度，并要求任课教师认真填写点名册。

点名册由函授站存查；

(4)由于各函授站在毕业学期的面授时要做好大量的工作，因此，各站可根据本站实际情况将面授时间稍作提前，以保证学生按时毕业；

(5)面授时各函授站的管理人员应及时了解课堂面授情况，及时与主讲教师及学生沟通意见，以保证面授教学工作正常进行；

(6)面授结束后应以函授站文件形式向成人教育学院和相关学院报面授总结。

7、考试环节

(1)每门课程的考试均应有A，B两套试卷。

试卷应由相关学院根据教学大纲命题，个别由函授站命题的试卷应于考前一个月将每门课程的考卷寄交相关学院审核、批准。阅卷结束后将试卷装订成册备查。

已建立试题库的课程应从试题库中抽取考试试卷。

(2)考试要严格考场纪律，填写《考场记录》，由函授站存档备查。

(3)学生缺课缺考不及格情况处理报告表、考试成绩统计分析表随面授总结报相关学院。

7、毕业实习、毕业设计

函授生的毕业实习、毕业设计应视专业教学需要和函授生的实际情况确定，内容要紧密结合函授生工作实际，发挥在职学习的优势。函授站可根据各函授生的具体工作情况拟订毕业实习（毕业设计）计划，并填写毕业实习（毕业设计）计划安排情况表，报学院审批后，方可安排教师进行指导。

毕业实习（设计）应严格按照《西北农林科技大学函授学生进行毕业论文（设计）的暂行规定》和《西北农林科技大学函授学生毕业论文（设计）撰写规范》执行》执行。

四   档案管理

各函授站应做好在建站、招生、教学管理过程中形成的文件与资料的整理、立卷及存档工作。

各函授站应妥善保管建站过程中的建站申请、建站协议、申请表、备案表及主管部门的批复等文件，并整理归档。

招生计划落实的有关文件、表格、招生简章及招生过程中的有关文件、新生录取名册等应整理归档。

新生入学后，函授站应按教学班建立学籍档案，内容包括：新生入学名册、学生注册表、学籍卡、学生登记表等，学籍变动时，应在相应的材料中有所记载，立卷归档，便于以后的查询工作。

在教学管理过程中，各函授站应将在教学过程中收交的有关表格、资料整理装订成册，并建立教学档案，内容包括：成绩册、点名册、成绩登记表、考试成绩分析报告、开课计划、聘请教师审批表、考场记录表、毕业实习(毕业设计)计划安排情况表、教材需求表以及每门课程试卷等。

 学生毕业时，应认真检查学生学籍档案是否完整，并按规定送交学生所在单位的人事部门和上交学校。毕业证书颁发后，应将毕业证书发放记录整理归档。

此外，各函授站还应做好本站的大事纪要工作，并将有关的活动、会议纪要整理后保存。

函授站工作人员因故发生变动时，要做好各项工作的交接手续，并在一月内通知学校有关部门。

函授站应根据档案工作的基本任务，做好教学档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。要求做到收集完整、整理有序、鉴定准确、保管安全、查阅方便。

五   收费管理

收费管理是函授站全面管理的重要一环。在收费过程中必须严格学校文件规定执行，不得自行乱收费。函授站收费标准若有变动，应以书面形式报告成人教育学院审批。

函授生学、杂费等应在每学年第一学期注册时交纳。函授站应在每年九月份按协议约定和成人教育学院规定进行分割、上缴。